¿Cómo ser productivo en la vida de una forma natural? Es decir, sin necesidad de forzar las cosas u obligarte a despertarte a determinada hora de la madrugada. La solución más directa a esta cuestión es tener un propósito claro que cumplir y, sobre todo, tener la disciplina necesaria para llevar a cabo este objetivo.
Sin embargo, es muy común del humano postergar sus tareas ocupándose en otras actividades que no necesariamente son relevantes para la vida. Esta procrastinación nace de la dificultad inherente de iniciar una tarea y de la complejidad de encontrar la motivación suficiente para comenzar a actuar. Es así como muchas personas, aunque tengan un propósito en mente, se dejan llevar por las distracciones, no toman acción y terminan perdiendo su tiempo en otros asuntos.
Por eso, hoy te explicaremos algunas de las más efectivas técnicas y estrategias para mejorar la productividad personal y laboral, de tal forma que puedas aprovechar el tiempo y desarrollar tus objetivos de una forma más eficiente. También hallarás algunos ejemplos de apoyo para que personalices tus propios métodos de acuerdo a tus necesidades.
¿Cómo aprovechar el tiempo y ser más productivo?
Hemos dividido este artículo en dos secciones: en la primera encontrarás 4 estrategias y métodos que te ayudarán a mejorar tu productividad y a aprovechar el tiempo en el trabajo o en tu vida cotidiana. En la segunda parte, encontrarás 7 hábitos y consejos adicionales para complementar tu rendimiento personal. De este modo, contarás con las técnicas y los hábitos necesarios para emprender tus proyectos con eficiencia.
4 métodos para mejorar tu productividad personal
1. Método Ivy Lee
El método Ivy Lee consiste en realizar una lista diaria con 6 tareas u objetivos que puedas desarrollar para el día siguiente. Estas seis tareas las ordenarás de mayor a menor prioridad, de tal modo que, al comienzo del día, comiences a trabajar en lo más importante. En caso de que no puedas terminar con éxito la primera tarea, sigue adelante con las otras y luego vuelve a la primera. Deben ser tareas que sepas que podrás realizar en un día. En caso de tener en mente un proyecto grande, divídelo en pequeños pasos.
Recuerda ser flexible contigo mismo. En caso de que no hayas podido finalizar una tarea, vuelve a apuntar esa labor para el día siguiente. Pero tampoco te des demasiada libertad de no hacer las cosas que has apuntado, porque en el momento en que te permitas pasar por alto las prioridades de tu lista, es el mismo instante en que esta técnica perderá su eficacia.
Cada vez que logres completar una tarea, resáltalo con algún color llamativo que te genere agrado. Esta sensación de satisfacción cada que vez que completes algún ítem de la lista, sirve como estímulo para que continúes desarrollando tus otras tareas. Por todo lo anterior, aunque es un método sencillo, es altamente efectivo. Por supuesto, servirá siempre y cuando tú tengas la disciplina y la constancia de realizar estas tareas.
Esta técnica es mucho más efectiva si la realizas en papel físico. De este modo, tendrás a la mano la lista que podrás ir comprobando a lo largo del día. En la noche, debes revisar qué tareas no alcanzaste a completar para luego apuntarlas en la lista del día siguiente.
2. El panel de Kanban
Kanban es un concepto japonés que puede traducirse como “tablero virtual”. La idea de este método es organizar, de una forma armoniosa, las tareas que tengas pendientes, las que ya estés desarrollando, y las que ya estén resueltas. Su diseño se vería de esta forma:
Su estructura se basa en tres columnas básicas: una columna con las tareas pendientes o por hacer, otra columna con las tareas que están en proceso, y una última con las tareas completadas. Este método te ayudará a medir de forma visual la carga de trabajo que tienes, las tareas que te faltan por resolver, todo lo que has podido avanzar, y puedes darte una idea general de cuánto te falta para terminar el proyecto.
A nivel productivo, esta es una gran idea para mejorar en tu trabajo, aunque también puedes emplearlo en tu vida personal con tareas del hogar o con objetivos propios. Al ser algo tan visual, podrás identificar fácilmente cuando te estés poniendo mucha carga laboral al mismo tiempo. También puedes complementarlo con el método Ivy Lee, para ir primero por las tareas prioritarias.
Lo ideal es que comiences con lo básico, y a medida que te sientas cómodo con tu ritmo de trabajo, puedes agregarle más funcionalidades o características. Por ejemplo, puedes adicionar más columnas, como una para lluvia de ideas, o añadir nuevas secciones en cada columna con el fin de dividir tu carga de trabajo. Además, si consigues notas de colores, puedes determinar que cada color simbolice una categoría específica, por ejemplo: amarillo para propósitos financieros, azul para propósitos personales, rosa para tareas familiares, etc.
3. Bullet journal
El bullet Journal es un diario o agenda personal diseñado por Ryder Carroll. El propósito de esta libreta es ayudarte a organizar tus planes personales, tus lluvias de ideas, recordatorios, listas de tareas, y otros aspectos de tu vida personal en un solo lugar. Por lo general, está lleno de color, imágenes, fotos, recortes de revistas, pero también puedes crearlo de una forma más minimalista. Es decir, es una agenda hecha desde cero totalmente por ti. Por ende, tú decides cómo ordenar y diseñar este diario.
Está orientado a las personas que adoran las manualidades, y si eres una persona que prefiere métodos que requieran de menos esfuerzo, esta opción puede no ser adecuada para ti.
¿Cómo hacer un bullet journal?
Primero, debes conseguir cualquier tipo de libreta; sin embargo, para hacer un bullet journal se suele emplear cuadernos con hojas punteadas. Estos puntos servirán de guía para realizar cuadros o líneas. Una vez tengas tu cuaderno, debes llenarlo con las categorías que sean importantes para ti. La mayoría de este tipo de agendas contienen lo siguiente:
- Portada: al comienzo de tu agenda apuntarás tus datos de contacto, y luego decorarás esta parte como desees. También puedes agregar un índice con las categorías relevantes del diario.
- Calendario: en este señalarás las fechas importantes. Puedes jugar con los colores y a cada color asignarle un sentido: fechas de cumpleaños, fechas en las que planeas terminar algún proyecto, fechas de entregas de trabajos, etc.
- Lista de tareas: puedes ordenarlas por días, semanas, meses, o por categorías. Por ejemplo, puedes dividir la agenda en 12 secciones para cada mes del año.
- Define tus códigos: los códigos son símbolos con un significado determinado que se ponen al lado de cada tarea para definir si está en proceso, si está completa o si ya fue realizada, entre otros. Por ejemplo, una “x” definirá una tarea no realizada y un círculo expresará una tarea completada con éxito.
- Opcionales: puedes añadir en esta misma agenda tu plan de gastos e ingresos, lista de libros por leer, notas con recordatorios importantes, una lista de ideas de negocios que te interese emprender, o lo que consideres relevante para tu vida.
4. Seguimiento diario
Una técnica bastante efectiva para mejorar tu productividad, es llevar un seguimiento diario de tus propósitos de la siguiente forma:
En este caso se ha hecho una lista con ejemplos de objetivos personales, pero tú puedes poner cualquier otro tipo de propósitos que requieran de tu dedicación diaria. Al ser algo tan visual, podrás observar en qué áreas de tu vida necesitas mejorar y en qué tipo de objetivos ya estás avanzando.
Este cuadro se compone de los siguientes elementos:
- Una fila con todos los días del mes, o con los primeros 15 días (para este ejemplo solo hemos puesto 12 días).
- Una columna con tus propósitos y metas. Deben ser objetivos que puedas llevar a cabo de forma cotidiana.
- Una columna con el tiempo que planeas dedicar a cada tarea.
Al final del día señalarás en qué propósitos has trabajado, en cuáles dedicaste menos tiempo del indicado, y en cuáles no trabajaste. Para cada uno de estos tres estados, define un color específico de tu preferencia. Al final del mes, podrás dar un recorrido visual de todo lo que has podido o no avanzar en tus metas, y con base en ello, configurarás estos objetivos con menos o más tiempo para el siguiente mes.
7 consejos y hábitos para mejorar la productividad personal
Con todas las anteriores técnicas y estrategias para mejorar tu productividad, de seguro habrás hallado un método que se ajuste a tu personalidad y necesidades. Ahora bien, para ser una persona productiva, no solo necesitas de métodos de planificación y organización, sino que también debes adquirir ciertos hábitos que te ayuden a evitar distracciones. A continuación, encontrarás algunas recomendaciones que puedes aplicar en tu cotidianidad:
5. Cuídate de las distracciones
Un estudio realizado entre We Are Social y Hootsuite, publicado en enero del 2021, señala que una persona, en promedio, pasa casi 7 horas al día usando internet, y de este tiempo, pasa 2 horas y 25 minutos al día en las redes sociales. Esto significa casi 17 horas a la semana, y más de 60 horas al mes invertidos solo en las redes sociales.
Si estás buscando cómo ser productivo en casa, cada vez que estés trabajando en un proyecto en la comodidad de tu hogar, sé consciente de los momentos en los cuales te rindes ante las redes sociales, y controla los tiempos que dedicas a este ámbito. Una persona con deficiente control de las redes sociales, puede dedicar más tiempo a su celular que a sus propósitos personales. Ten cuidado con esto y establece momentos específicos para tu entretenimiento.
6. Pon tu alarma lejos
Si te cuesta levantarte temprano, un truco es dejar tu alarma o celular lejos de tu cama. De esta forma, cuando suene, obligatoriamente tendrás que levantarte para silenciar el sonido. Sin embargo, no pretendas que tu cuerpo se despierte y que tu mente reaccione en la mañana si tienes malos hábitos de descanso. De aquí viene el siguiente consejo:
7. Una mente agotada será una mente distraída
Quizás habrás escuchado algún que otro emprendedor diciendo que solo duerme de 3 a 4 horas al día y que gracias a eso ha levantado grandes empresas. Sin embargo, es un hecho que no dormir lo suficiente afecta tu rendimiento y tu estado de ánimo, nubla tu claridad mental y tu creatividad, deteriora tu capacidad de recordar, además de que promueve un envejecimiento prematuro, entre otros factores.
Por supuesto, los efectos de un descanso insuficiente variarán en cada persona. Pero en términos generales, esto solo afectará tu salud a largo plazo.
8. Ordena y mantén limpio tu espacio de trabajo
¿Sabes cómo mejorar la productividad laboral? Uno de los pasos más importantes es mantener un espacio ordenado y limpio. El orden da mayor percepción de organización, lo que te ayudará a diseñar un ambiente mejor adaptado para tu trabajo. Además, un lugar cuidado te beneficiará opacando el estrés e incentivando tu concentración.
9. Lo más difícil hazlo por la mañana
La mañana es el momento del día en que una persona cuenta con mayor energía. Aunque es cierto que hay personas que son más productivas en horas de la tarde o en la noche. El punto es que halles el momento del día en el que mejor te fluyan las ideas, y que luego adaptes tus horarios para aprovechar ese tiempo. La regla, en términos generales, es que hagas lo más difícil cuando tengas mayor energía y motivación, y que dejes las tareas que requieran de menos esfuerzo para aquellas horas en las que comienzas a perder el rendimiento.
10. No te obsesiones con la perfección
Muchas veces, bombardeados por las presiones externas actuales y por el miedo a cometer errores, estancamos nuestros proyectos hasta no ver el último detalle diseñado a la perfección. En realidad, el perfeccionismo llevado a cabo de forma moderada y flexible, ayuda a identificar errores en nuestros planes y a solucionarlos. Sin embargo, cuando el perfeccionismo evoluciona en un trastorno, puede llegar a convertirse en uno de los más grandes obstáculos de nuestros proyectos. Además de generar mucho dolor.
Lo ideal, cuando estés creando un proyecto, es diseñar un buen plan adecuadamente analizado y con estrategias inteligentes. Pero evita ponerte estándares tan altos que ningún humano pueda alcanzarlos. Establece como una de tus prioridades hallar equilibrio y cuidar de tu bienestar emocional.
11. Una tarea a la vez
Para ser productivo en la vida y hacer las cosas de forma adecuada, enfoca tus esfuerzos en una tarea a la vez. Es más efectivo realizar bien una tarea al día, que cinco al día, pero a medio terminar. Ayúdate dividiendo los proyectos grandes en pasos pequeños, y evita desgastar tus esfuerzos intentando convertirte en un humano multitarea. Tómate el tiempo de definir hacia dónde quieres ir. Y luego, con un plan bien estructurado, ve paso por paso.
En resumen, ya sea que quieras aumentar tu rendimiento laboral, o que tengas en mente ideas de negocios rentables que quieras comenzar a estudiar y emprender, adquirir hábitos para mejorar tu productividad y complementarlo con métodos como los vistos aquí, será clave para que puedas enfocarte y llevar a cabo de forma inteligente tus proyectos.